Как обезопасить себя от коварного бухгалтера
К сожалению, с каждым днем становится всё больше кейсов о бухгалтерах, которые доводят бизнес до плачевного состояния, сливают деньги и забирают базы. По сравнению с прошлым годом количество клиентов, которые приходят к нам в бухгалтерский аутсорсинг за восстановлением учета, ощутимо возросло.
Хороший бухгалтер – очень ценный кадр. Он знает всю подноготную вашего бизнеса – в его руках абсолютно вся бухгалтерия, деньги и документы. Задавались ли вы вопросом, что будет, если этот самый кадр решит подзаработать на вашем доверии?
Приведем несколько распространенных ситуаций.
- Хищение денежных средств с расчетного счета.
Передача ключа квалифицированной электронной подписи (КЭП) в руки бухгалтера равнозначно передаче ключей от сейфа с деньгами, который в любой момент можно открыть и опустошить путем перевода на счета подставных лиц или фирм-однодневок. Причем, бухгалтер может сразу «сорвать банк» и слиться, а может годами подворовывать небольшими суммами, которые вскроются уже после его увольнения.
Как обезопасить себя от подобного рода махинаций?
Не отдавайте ключ первой подписи бухгалтеру, даже если вы доверяете ему, как самому себе. Бухгалтеру достаточно иметь технический ключ для того, чтобы формировать документы, но платежи должны уходить только после вашей подписи. Обязательно задавайте вопросы по любой сомнительной сумме, особенно если речь идет о незнакомом вам контрагенте. А ещё лучше – передайте это дело на аутсорсинг. Вы сможете контролировать все платежки, которые мы заблаговременно подготовим для вас, и подтверждать оплату счетов нажатием одной кнопочки.
- Махинации с зарплатой и другими выплатами.
На это стоит обратить внимание, в первую очередь, организациям с большим количеством сотрудников и большой текучестью кадров. Вариантов достаточно – это и «липовые» больничные и командировочные отчеты, и «мертвые души», и поддельные ведомости с завышенными суммами.
Как подстраховаться?
Обязательно проводите выборочную проверку зарплатных ведомостей, больничных листов, сверяйте с табелями учета рабочего времени, штатным расписанием и т.д.
Ещё один выход – передать всё в руки профессионалов. Мы будем направлять на выплату реальные платежные документы и только по тем сотрудникам, по которым высланы документы на трудоустройство. Мошенничества здесь исключены.
- Воровство из кассы.
Брать деньги из кассы под отчет якобы на хозяйственные нужды, и закрывать их «левыми» документами, либо вообще не закрывать их.
Как обезопасить себя?
Периодически проверяйте кассовую книгу и расходные документы. Смотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, действительно ли было куплено то, что указано в документах, и нужно ли это было покупать.
Бухгалтеры на аутсорсинге в сроки подготовят все необходимые документы и кассовую книгу, которые вам останется только распечатать для хранения. Здесь все предельно прозрачно.
Это – далеко не полный перечень махинаций, которым так или иначе может быть подвержен собственник бизнеса. Вы до сих пор уверены, что держите всё под контролем?